Protection des renseignements personnels

Dans la présente, l’expression « renseignements personnels » signifie tout renseignement qui concerne un individu et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

1. Collecte et utilisation des renseignements personnels

Société en commandite Intragaz (« Intragaz » ou « Nous ») recueille et utilise différents renseignements personnels dans le cadre de l’exercice de ses activités.
Quels renseignements personnels recueillons-nous et à quelles fins ?
Nous ne recueillons des renseignements que si nous avons un intérêt sérieux et légitime de le faire.
Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels nécessaires pour gérer notre personnel ou recruter de nouveaux talents tels que par exemple le nom, prénom, coordonnées (adresse postale et courriel, numéro de téléphone), date de naissance.
Nous utilisons aussi les renseignements personnels pour respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous pouvons utiliser des renseignements personnels à d’autres fins qui sont communiqués, notamment au moment de leur collecte, avec votre consentement.
Comment et quand recueillons-nous vos enseignements personnels ?
Nous recueillons principalement vos renseignements personnels auprès de vous.

2. Communication des renseignements personnels

Seuls nos employés, pour qui il est nécessaire d’accéder à vos renseignements pour exercer leurs fonctions, y ont accès.
Cependant, nous devons aussi parfois confier vos renseignements personnels à des tiers pour qu’ils exécutent certaines tâches ou fonctions pour nous. Également, nous communiquons vos renseignements personnels à des tiers lorsque vous nous le demandez ou y consentez.

Il se peut toutefois que, dans certains cas prévus par la loi, nous transmettions vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement.
Quand nous confions vos renseignements personnels à des fournisseurs de services pour qu’ils puissent rendre les services prévus, nous nous assurons que les contrats écrits conclus avec eux stipulent clairement nos exigences comme les mesures qu’ils doivent prendre pour protéger vos renseignements comme nous le ferions nous-mêmes. Entre autres, nous veillons à ce que nos fournisseurs utilisent vos renseignements personnels uniquement pour fournir les services que nous avons retenus.

À ces fins, Intragaz ou le tiers fournisseur de services peut conserver et traiter vos renseignements personnels sur des serveurs ou des ordinateurs situés à l’extérieur du Canada. De plus, même si vos renseignements personnels sont conservés au Canada, il est possible que les représentants ou fournisseurs de services d’Intragaz soient appelés à accéder ou à traiter vos renseignements personnels à partir d’emplacements situés à l’extérieur du Canada. Certains de ces emplacements situés à l’extérieur du Canada pourraient être assujettis à des lois ou normes relatives aux renseignements personnels qui diffèrent de celles en vigueur au Québec. Ainsi, dans certaines circonstances, vos renseignements personnels pourraient faire l’objet d’une communication à des organismes gouvernementaux ou d’application de la loi qui n’auraient autrement pas accès à vos renseignements personnels si ceux-ci étaient conservés au Canada ou s’ils n’étaient pas accessibles à partir d’un emplacement situé à l’extérieur du Canada.

3. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels

Nous gardons vos renseignements personnels tant et aussi longtemps que nous réalisons les fins pour lesquelles nous les avons recueillis. Ensuite, nous les conservons pendant la période supplémentaire prévue aux règles de conservation que nous avons adoptées.

4. Où conservons-nous les renseignements personnels

Nous pouvons stocker et traiter vos renseignements personnels dans nos installations au Québec et les pays dans lesquels nous engageons des fournisseurs de services tiers (par exemple ailleurs au Canada ou aux États-Unis). Vous acceptez donc le transfert de renseignements dans des endroits autres que le Québec, où les règles de protection des renseignements personnels peuvent être différentes de celles du Québec. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question conformément à leurs lois.

Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent, en tout temps, régies par cette Politique.

5. Témoins et adresses IP

Intragaz n’utilise que des témoins strictement nécessaires à la navigation sur son site internet et ne conserve aucune information en lien avec ces témoins. Intragaz n’obtient pas, par l’entremise de ces témoins, d’informations permettant d’identifier le nom de domaine internet, l’adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation employés par les personnes visitant le site de la compagnie. Intragaz n’est pas non plus en mesure de déterminer la date et l’heure ainsi que les pages visitées lors de l’utilisation de son site web.

6. Sécurité

Nous avons mis en œuvre des mesures pour assurer la protection des renseignements personnels dont nous avons la garde notamment contre le vol, la perte, l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés au moyen de mesures de sécurité techniques, administratives ou physiques raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Le niveau de protection fourni variera donc en fonction des renseignements personnels.

Ainsi, entre autres, lorsque nous le considérons approprié, nous utilisons des outils de chiffrement ou d’authentification, ou les deux, ainsi que d’autres méthodes afin de protéger certains renseignements personnels issus de l’Internet et conservés sur ses serveurs.

Cependant, il est important de noter qu’aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.

7. Option de retrait et modification des renseignements personnels

Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels que nous avons recueillis et nous aviser de les mettre à jour, si requis, ainsi que demander de modifier ou de supprimer certains renseignements, en transmettant un courriel à vieprivee@intragaz.com.

8. Quels droits détenez-vous à l’égard de vos renseignements personnels

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous disposez des droits suivants :
Accès à vos renseignements personnels : le droit de nous demander de confirmer si nous détenons des renseignements personnels sur vous et de vous donner une communication de ces renseignements en vous en remettant une copie. À votre demande, un renseignement personnel informatisé vous sera communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Dans le cas d’une demande d’accès, nous exigerons que vous vous identifiiez pour nous assurer que la demande provient bel et bien de vous.
Rectification : le droit d’exiger de rectifier 1) tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque (c’est-à-dire susceptible de plusieurs interprétations) que nous détenons ou 2) tout renseignement dont sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi. Dans le cas d’une demande de rectification, nous exigerons que vous vous identifiiez pour nous assurer que la demande provient bel et bien de vous.
Retrait du consentement : lorsque nous avons obtenu votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis. Cependant, nous pourrions avoir le droit de continuer de traiter des renseignements en vertu de la loi.

Plainte : le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, ou d’autre autorité de contrôle à la protection de la vie privée compétente, relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel.

Décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : Si nous devons prendre une telle décision, nous vous le communiquerons, au plus tard au moment où nous vous informerons de cette décision. Nous vous informerons également :

1. des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
2. des raisons, ainsi que des principaux facteurs et paramètres, ayant mené à la décision; et
3. de votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision.

Décisions automatisées : le droit de contester toute décision automatisée lorsqu’une telle décision à une incidence juridique ou similaire importante, et le droit de demander que celle-ci soit reconsidérée.

Droit à la désindexation : le droit de demander à Intragaz de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à ces renseignements si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la loi.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous à vieprivee@intragaz.com
Questions concernant la protection des renseignements personnels
Pour toute question relative à la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Par courriel : vieprivee@intragaz.com
Par la poste :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Intragaz
4640, rue Charles Malhiot,
Trois-Rivières Qc G9B 0V4